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6 clés pour atteindre des objectifs ambitieux !

Par le 8 Janvier 2021

Management Academy - Article du blog

Dans un monde professionnel qui ne cesse d’évoluer, pour qu’une entreprise reste compétitive et agile, elle doit mettre en place de nouveaux projets et atteindre ses objectifs.

Mais pour bon nombre de sociétés, dont peut-être la vôtre, c’est souvent un exercice périlleux car la plupart du temps ces entreprises ne disposent pas d’une équipe projet qui pourrait se concentrer uniquement sur l’implantation d’un nouveau produit.

Or comme vous le savez, un projet avorté est synonyme de perte financière car des ressources ont été engagées et souvent au détriment de l’activité normale de l’entreprise.

Et pourtant, il y a une solution ! Il suffit d’organiser votre mise en place.

Pour vous, petites et moyennes entreprises, je vais vous donner les clés, afin de réussir la mise en place de votre projet.

Gestion de projet

Mais d’abord, nous allons poser des bases. Pour cela, je vais vous énumérer les 6 points essentielles dans la gestion d’un projet.

1/ Vous devez clarifier les objectifs du projet: ce que l’on attend de vous en terme de livrables, de temps, de délais et de budgets.

2/ Vous devez dresser la liste de toutes les tâches possibles et imaginables. Si vous oubliez une tâche, le projet sera faussé, et sa gestion aussi.

3/ Vous devez définir l’enchaînement logique de ces tâches. Une fois la liste des tâches établie, il faut les relier entre elles.

4/ Il faut ajouter les durées et les contraintes sur certaines tâches et intégrer des tâches externes. En fait, il s’agit de caler des tâches et des dates dans le planning des ressources. A partir de cette charge de travail et de la disponibilité des ressources, vous obtiendrez une durée finale.

5/ Vous devez définir et attribuer les ressources.

6/ Vous devez planifier les séquences du projet, assurer le suivi et clôturer le projet.

Voilà , vous avez maintenant une idée un petit peu plus précise de la gestion de projet.

Organisation

Nous allons, à présent, aborder le thème principale de cette vidéo –> Comment organiser la mise en place d’un projet.

Commençons par le point qui à mon sens est impératif: vous devez déterminer un support. Je parle évidemment d’une personne et non pas d’une étagère.

La personne responsable de ce poste est le point de contact du projet. Elle prend en charge les tâches tels que:

• Travail administratifs (courrier, demandes de renseignements, résolution de problèmes)

• Gestion du planning

• Gestion de la communication

• Documentation

• Mise à jour des plans d’action

• Préparation de rapports et tableaux de bord

• Organisation des réunions d’équipes

• Mise en place des contrôles et procédures.

Pour ce faire, la création d’un document ou d’une base de données reprenant toutes les informations utiles et nécessaires au bon déroulement du projet est fortement recommandé.

Ensuite, pour déterminer les rôles et responsabilités de chaque partie prenante, je vous conseille l’utilisation de la matrice RASCI qui permet facilement de savoir qui sont les participants et comment intervient chaque membre de l’équipe au sein du projet . C’est un moyen pratique et opérationnel qui permet de s’assurer que toute activité possède un responsable.

Vous devez également mettre en place un planning détaillant les activités à entreprendre : par qui, pour quand, comment, les actions correctives à apporter. Cela vous permet d’avoir une vue réelle et rapide de la situation actuelle.

Il vous faut aussi établir un réseau de communication efficace permettant à toutes les parties prenantes d’être informées en temps et en heures, de disposer des informations nécessaires et d’entreprendre les actions dans les délais impartis.

Vous le savez une entreprise conforme doit assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine, la qualité de l’information, la conformité par rapport aux lois et aux règlements et l’application des instructions. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place des contrôles et procédures aussi bien pendant la phase projet qu’après le projet.

Il convient également de planifier un agenda régulier de réunions lors desquels des rapports et tableaux de bord de la situation actuelle sont transmis permettant de valider des décisions et de mettre à jour les plans.

Conclusion

Vous l’aurez compris, la mise en place d’une méthode d’organisation permet à toutes les parties prenantes du projet, d’être informées sur ce qu’elles ont à faire, quand, où et comment.

Si vous avez un suivi régulier et un contrôle efficace, les incidences et problèmes seront rapidement détectés et corrigés.

Avec un bon canal, votre communication sera facilitée et vous permettra d’être proactif et de pouvoir vous adapter aux évènements soudains et inattendus.

Vous serez assuré que les travaux en cours correspondront aux plans, que Vous contrôlerez aisément les coûts, la durée, la qualité, le périmètre, les risques et les bénéfices du projet;

Vous pourrez aisément coordonner et maximiser les ressources et guider les fournisseurs dans la réalisation des tâches.

Organiser la mise en place d’un projet c’est vous assurez que les objectifs fixés seront atteints !

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