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Le digital collaboratif au service des PME

Par le 31 Mars 2020

Management Academy - Article du blog

« Si j’avais su, je l’aurais fait plus tôt ! »

C’est incroyable ce qu’il est en train de se passer. Tout le monde savait que quelque chose devait changer ! Que quelque chose de fort, d’inattendu, d’incroyable allait se produire. Mais une pandémie, une PAN-DE-MIE !!! Jamais je n’aurai pensé à ça. Un attentat à plus grande échelle, oui ! Le peuple qui se soulève, oui ! Une centrale nucléaire qui explose, oui ! Une méga gigantesque tornade, peut-être ! Mais une pandémie, waouh c’est dingue !!

Du jour au lendemain, le monde s’est arrêté, partout.

Le monde entier est touché. Un tiers de sa population est contaminé et la plupart des êtres humains se retrouve confiné à se demander ce qu’il va se passer.

Depuis le 12 mars 2020, en Belgique, le monde a changé. Depuis le 12 mars 2020, la vie économique et professionnelle belge a changé !

Des entreprises innovantes, visionnaires, agiles ou simplement plus à l’aise financièrement ont déjà fait le pas vers le digital et peuvent, aujourd’hui, mesurer l’importance de cette décision.

Mais qu’en est-il des autres ? Celles qui, en ces temps difficiles, se demandent : « Et si j’étais passé au digital plus tôt, j’aurais pu continuer mon business ? » « Mes employés auraient-ils pu continuer à travailler ? ». La réponse est Oui, évidement ! Mais pas seulement !

Depuis plusieurs années déjà, le digital fait partie intégrante de nos vies personnelles et/ou professionnelles. Il est, de nos jours, impensable d’imaginer une vie active sans lui. Mais nous pouvons le pousser encore plus loin en lui demandant d’être collaboratif.

Aujourd'hui, la collaboration est incontournable dans l'entreprise et apporte de nombreux avantages, si elle est correctement mise en œuvre. il existe une pléiade d’outils permettant d’utiliser une solution couvrant la quasi-totalité des besoins fonctionnels d’une entreprise en matière de collaboration (messagerie, calendrier, coédition et partage de contenus, réseau social d’entreprise, téléphonie et visioconférence, automatisation des flux…).

Voici quelques exemples :

Image

Ces solutions vous donnent énormément de flexibilité, car elles permettent aux employés d'avoir accès à tous les outils proposés, en tout lieu, à tout moment et sur tout appareil.

Mais les avantages ne s’arrêtent pas là.

Tout d’abord, la collaboration encourage les équipes à s'impliquer dans leur travail. Elle développe un sentiment de camaraderie et de but commun. Selon le Harvard Business Review, adopter une culture de la collaboration serait un vecteur de bien-être dans l'entreprise. Elle permet aussi aux acteurs de travailler ensemble plus efficacement et de partager des informations plus rapidement ce qui réduit la fréquence des réunions. Chacun peut, alors, rester concentré sur les tâches les plus importantes.

Les générations Y et Z sont des enfants de l'ère Internet. Dès lors, elles s’attendent à ce que les outils et les technologies qu'elles utilisent dans leur vie quotidienne se retrouvent sur leur lieu de travail.

Selon une enquête menée par McKinsey & Company, les processus collaboratifs et les outils de réseautage peuvent améliorer l'efficacité collective et individuelle de 30 %. Lorsque les employés collaborent et communiquent plus efficacement, c'est l'efficacité de toute l'équipe qui s'en retrouve améliorée. Chacun atteint ses objectifs plus rapidement et produit de meilleurs résultats.

Il y a cependant des règles à suivre pour un travail collaboratif à distance:

1. Adopter un fonctionnement clair pour mieux gérer le travail à distance

Il faut harmoniser les méthodes de travail pour éviter les risques d’erreurs et sécuriser les étapes. Il est indispensable de bien déterminer les rôles et responsabilités de chacun afin de s’assurer qu’en cas de problème les acteurs sauront à qui en référer.

2. Communiquer

Il faut fluidifier la communication via la visioconférence, les messageries instantanées, les outils de stockage en ligne, les plateformes de travail collaboratif. Ainsi, avec une communication efficace, les sujets et problématiques seront remontés dans des délais plus courts permettant de gagner en réactivité dans la prise de décision.

3. Centraliser les informations

Le fait même de travailler à distance augmente le risque de perdre des documents ou d’avoir des fichiers corrompus suite à de nombreuses manipulations. Il donc important de travailler avec des logiciels en mode Saas (Software as a service) ou qui intègrent un cloud afin de minimiser les erreurs. Ces mêmes logiciels permettent également de travailler sur la dernière version disponible et facilitent le partage de documents.

4. Utiliser des logiciels accessibles en ligne

Ce type de distribution est plus facile d’accès, peu importe où se trouvent les équipes, chacun peut se connecter directement sur internet. Cette facilité d’utilisation rejoint totalement le fait de simplifier la communication et la centralisation des données.

Vous l’aurez compris, le digital collaboratif c’est avant tout : organiser, communiquer, partager, produire à plusieurs et diffuser. Oui, ce 12 mars 2020, le monde a changé. Nos vies, nos modes de fonctionnement, notre système économique sont frappés de plein fouet. Le digital n’est plus une alternative mais une obligation afin que nos entreprises restent compétitives, innovantes et agiles dans un marché concurrentiel en constante évolution.

« Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s'adaptent le mieux aux changements.» Charles Darwin, Biologiste et naturaliste

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