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Le télétravail et les maisons hybrides

Par le 25 Septembre 2020

Management Academy - Article du blog

Depuis que le confinement a contraint au télétravail des millions de managers et salariés pendant près de 2 mois, cette « expérience forcée » a permis de prendre conscience que « c’était possible », que les difficultés pouvaient être surmontées.

Jusqu’à la crise du Covid19, le télétravail se développait lentement, malgré des bénéfices objectifs et bien réels (diminution du temps perdu dans les embouteillages, gain écologique, réduction du stress, flexibilité des horaires de travail, meilleur équilibre vie privée/professionnelle). Pourquoi ce développement si lent ? A cause des difficultés perçues dans sa mise en œuvre, réelles ou imaginées.

De nombreux constats ont été relevés suite à cette période de télétravail :

  • Une tolérance vis-à-vis de l’organisation familiale de chacun. Les patrons, comme les collègues, ont pu découvrir l’intimité et comprendre les difficultés personnelles de chacun au travers des différentes visioconférences.
  • Une prise de conscience de l’impossibilité de télétravailler à plein temps en gardant ses enfants surtout en bas âge. On relègue au placard la bonne excuse qu’on peut travailler à la maison avec un enfant malade.
  • Un changement dans la façon de manager. Les responsables hiérarchiques ont pu (re) découvrir les difficultés à mener tout de front et ne pourront qu’être plus tolérants à l’avenir et adapter leurs méthodes de management et de travail.
  • Une prise en compte des « soft skills » développés en étant parent à plein temps. Patience, pédagogie, organisation, adaptabilité, créativité, négociation, self-control (ou non) sont autant de compétences qui ont été exacerbées pendant le confinement et ne pourront qu’être utiles dans la sphère professionnelle.
  • Une révision des priorités pour un meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle. Les télétravailleurs ont démontré qu’ils étaient tout aussi efficace et productif voire plus, en effectuant son travail en horaire décalé ou fractionné, pourvu que cet horaire soit adapté à sa vie de famille. Au placard le 8h-17h qui empêche de voir ses enfants le matin ou d’aller les chercher à l’école. On peut travailler très efficacement en trois phases décalées, avec une meilleure efficacité et sans culpabilité.
  • Une amélioration de l’autonomie, de la productivité, de l’engagement, de la responsabilité, de l’épanouissement et de la créativité.

Il semble donc que le mix entre télétravail et travail en présentiel devienne la norme, même après la crise. Il faudra pour cela identifier le juste milieu entre le travail en présentiel et le télétravail : cela permettra à certains de limiter leurs trajets dans la semaine (Les professionnels préconisent un rythme de 3 jours en présentiel et 2 jours à distance), à d’autres de pouvoir travailler sur des demi-journées, plutôt le matin, à la fraîche, au top de leur énergie, de leur performance et de leur motivation.

Mais tout en gardant un lien social pour voir les collègues, faire de courtes réunions, se rendre sur des chantiers, voir des clients ou des partenaires. Au final, ce n’est qu’une question d’organisation entre vie personnelle et vie professionnelle, en fonction de son actualité personnelle ou professionnelle, pour gérer son énergie, sa concentration, sa motivation, garder son attention et être là pour les enfants quand ils en ont besoin, gérer la vie de famille.

Et tout cela, en accord avec sa hiérarchie bien évidemment et en fonction des rythmes de travail et des organisations internes de chaque entreprise. Le dernier enjeu pour que ce nouveau mode de travail soit une réussite sera le développement des bonnes pratiques du management à distance qui devront s’articuler autour de 5 axes principaux :

• Le stress et ses effets sur la capacité d’adaptation • La communication pour une gestion fluide de la relation • Le maintien de la motivation • L’évaluation juste de la charge de travail • La culture d’une confiance réciproque

Nos habitations sont donc amenées à devenir des maisons hybrides qui abriteront à la fois les activités de télétravail, de la vie quotidienne, et des loisirs. Par conséquent, prendre le temps de bien penser et organiser les espaces de télétravail sera primordial.

A la maison, on a tendance à accorder peu d’importance à l’aménagement de son espace de travail. Et pourtant, c’est le lieu, tout comme au bureau, où vous allez passer le plus de temps après votre chambre à coucher, et à partir duquel vous allez accomplir vos tâches et projets les plus importants de votre carrière.

Si on n’adapte pas notre maison à ces nouveaux modes de vie, le désordre va s’installer provoquant

  • Épuisement dû aux sources de distractions constantes
  • Perte d’énergie
  • Perte de sérénité (à cause de la pollution visuelle des tas de papiers qui s’accumulent)
  • Perte de temps à chercher son matériel, ses papiers, ses dossiers
  • Image négative lors des visioconférences envers ses clients, collègues et collaborateurs

Tout ceci combiné pourrait annuler les bienfaits du télétravail en générant du du stress, diminuant sa productivité et à apporter de la démotivation.

Ne faites pas une croix sur votre bureau par manque de place ou parce que vos pièces vous semblent mal aménagées! Il existe de nombreuses solutions et astuces pour intégrer un espace de travail dans votre espace de vie.

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Voici 4 actions à mettre en place pour s’aménager un espace de travail adapté dans lequel vous serez plus créatif, serein et productif.

ACTION 1 : Identifier le meilleur endroit pour travailler (il dépendra de vos besoins et ceux de votre famille, de la surface de votre habitation, des activités que vous allez y pratiquer ainsi que de la fréquence à laquelle vous travaillez à domicile)

  • Pièce privée
  • Bureau partagé
  • Bureau dans un espace commun avec séparation
  • Bureau d’appoint
  • Mix (espace commun + bureau d’appoint)

ACTION 2 : Aménager le ou les espaces de travail

  • Identifier les activités que vous allez pratiquer (clients, visios, créativité, lecture)
  • Sélectionner le type de table de travail (L, U, I ou assis/debout)
  • Choisir un style et une déco qui vous inspirent
  • Créer une séparation si c’est dans un espace commun (bibliothèque, claustra, paravent, couleur différente, jeux visuels)
  • Respecter les règles d’ergonomie (éclairage, soleil, pas devant une porte, soigner la déco de l’arrière-plan)

ACTION 3 : choisir les équipements adéquats

  • Chaise de bureau ergonomique
  • Ordinateur (tour ou portable)
  • Écran (simple ou double, grand ou petit)
  • Clavier et souris (sans fil)
  • Boîtes à courrier
  • Lampe de bureau
  • Tableau d’affichage
  • Imprimante
  • Ecouteurs
  • Equipements spécifiques (bibliothèque, caméra, tableau blanc)

ACTION 4 : Optimiser le rangement

  • Assigner une place de rangement pour chaque élément
  • Prévoir les espaces de rangement adéquats, simples et à portée de main (étagères, caisson, boites de rangements)
  • Mettre en place une routine de gestion des papiers
  • Gardez la surface de votre bureau dégagée
  • Prenez 2 minutes chaque fin de journée pour ranger
  • Faites un tri régulièrement

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L’aménagement d’un espace de travail, petit ou grand, isolé ou pas, ne peut pas être fait de manière optimale sans observer le mode de vie de la famille dans son ensemble. Dans certaines maisons, il y a des espaces perdus, des pièces non utilisées, des fonctions de pièces mal assignées. La façon dont vous avez aménagé votre intérieur ne correspond pas toujours à votre mode de vie quotidien.

Une visite de votre maison ou un travail sur vos plans couplés à une étude de vos habitudes de vie permettent de confronter l’agencement des pièces avec le mode de vie réel de la famille. Cela permet de mettre en lumière le décalage entre la façon dont vous avez aménagé votre intérieur et la façon dont vous vivez à l’intérieur de celui-ci.

Le résultat permet d’optimiser les espaces de façon à fluidifier de façon logique et naturelle le déplacement dans les pièces et les gestes du quotidien ET de récupérer des espaces que l’on peut ensuite aménager en fonction des nouveaux besoins.

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